Gestão de condomínio: Como funciona a gestão condominial?

Se tem algo que é difícil de ser feito, isso é a gestão de condomínio. O papel do síndico é muito importante para manter a harmonia dos moradores e aprender a fazer uma boa gestão de condomínio é essencial.

Além disso, outras atividades devem ser desempenhadas, como a manutenção do prédio, gestão de funcionários, contabilidade, limpeza, etc.

A gestão de um condomínio é uma atividade que exige paciência, técnicas de gestão e controle emocional para ser bem feito.

Para te ajudar nessa tarefa, vamos explicar tudo o que envolve o universo da gestão de condomínio e a solução para que ela seja extremamente profissional. Confira!

O que é a gestão de condomínio?

Administrar um condomínio é uma tarefa parecida com a administração de uma empresa. Existem diversos itens que devem ser vistos e feitos diariamente, semanalmente e mensalmente.

Em alguns casos, condomínios contratam uma administradora para auxiliar na gestão, mas isso não exclui o papel do síndico.

A gestão de condomínio é uma tarefa cheia de detalhes e processos. Alguns tipos de gestão são:

  • Autogestão, que é a gestão do condomínio feita exclusivamente pelo síndico, que organiza todas as tarefas sozinhas, como contabilidade e gestão de funcionários;
  • Autogestão assistida, que também é feita pelo síndico, mas que nesse caso conta com uma equipe que lhe dá suporte;
  • Co-gestão, que a administração feita por uma empresa, mas com o síndico no papel de administrador principal. A empresa apenas auxilia em questões burocráticas;
  • Gestão terceirizada, quando o síndico e a assembleia escolhem uma terceira pessoa para administrar o condomínio;

Outra forma de fazer a gestão do condomínio é através de uma empresa administradora, que arca com todo o trabalho, como contabilidade, manutenção, gestão de funcionários, cobrança da taxa do condomínio, etc.

Gestão de condomínio

A gestão de condomínio é uma tarefa cheia de detalhes e processos.

Como funciona a gestão de um condomínio?

A gestão de um condomínio possui tarefas diárias, semanais e mensais.

Por exemplo, se a cobrança do condomínio é feita por boleto bancário, é responsabilidade da gestão emitir o boleto para todos os moradores e garantir que ele seja entregue. Logo, também é responsabilidade gerenciar contas a pagar e a receber.

A gestão também deve organizar documentos, escala de trabalho dos funcionários, cuidar da limpeza do condomínio, controlar fornecedores e garantir o bem estar dos moradores.

Quais as principais atividades da gestão condominial?

Colocando as tarefas em prática, podemos dizer que a gestão condominial funciona da seguinte forma:

Tarefas diárias

Existem tarefas que devem ser feitas todos os dias, caso contrário, poderá gerar problemas no futuro. Um exemplo disso é a limpeza do condomínio. O recolhimento de lixo deve ser feito todos os dias para evitar o surgimento de pragas, assim como a limpeza.

Isso inclui manter uma boa comunicação com o zelador, que além de ser o responsável pela limpeza, é uma das pessoas que melhor conhece a rotina do condomínio.

As plantas também devem ter cuidados diários, como a rega correta e o controle de pragas e doenças.

Outros itens que devem ser vistos diariamente são as câmeras de segurança, o funcionamento do elevador, a limpeza e filtragem da piscina e se não há vazamentos em torneiras e canos.

Tarefas semanais

Caso a gestão do condomínio conte com o apoio de uma administradora, é importante fazer reuniões semanais ou quinzenais para acompanhar de perto o trabalho.

Dentro do condomínio, é preciso verificar o estado dos espaços compartilhados, como playground e salão de festas. Assim como o controle de pH da piscina, verificar os equipamentos contra incêndio e limpeza dos reservatórios de água.

Gestão de condomínio

A limpeza da piscina é uma das funções na gestão de condomínio

Tarefas mensais

As tarefas mensais da gestão de condomínio são maiores, mas que são feitas praticamente todos os dias. Por exemplo, o acompanhamento dos pagamentos, emissão de notas fiscais e resolução de inadimplência é algo que deve ser feito mensalmente.

Caso o condomínio tenha um conselho, é preciso realizar reuniões mensais para prestar contas e resolver demais pendências. Também é importante ter reuniões mensais com os moradores para falar sobre o que está sendo feito e o que precisa ser feito.

Já na parte estrutural do condomínio, é preciso verificar se os equipamentos como alarme de incêndio e disjuntores estão funcionando corretamente. Assim como elevadores (cuja manutenção deve ser mensal) e extintores de incêndio.

Outros itens que devem ter manutenção mensal são equipamentos contra incêndio, iluminação de emergência, para-raios e geradores de energia.

Tarefas semestrais e anuais

Alguns itens estruturais do condomínio recebem manutenção semestral e anual. Por exemplo, instalações hidráulicas devem ser verificadas pelo menos uma vez a cada seis meses para ver vazamentos, se os registros estão fechando corretamente, etc.

É importante também contar com uma empresa especializada para a limpeza da caixa d’água e verificar se ela está em bom estado.

Caso o condomínio tenha funcionários, o síndico (além dos pagamentos mensais) deve tirar o extrato de pagamento do INSS e FGTS por funcionário, e enviar o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e o DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte).

Quem é o responsável pela gestão do condomínio?

A gestão do condomínio cabe ao síndico eleito em uma assembleia. Ele é o representante ativo e passivo do condomínio, que deve colocar em prática ações para defender os interesses do condomínio.

Porém, administrar um condomínio não é uma tarefa nada simples. Por isso, muitos contratam administradoras, que têm como papel apoiar os síndico em atividades como contabilidade, gerenciamento de documentos, assessoria e conselho fiscal.

Mas, é importante sempre ter em mente que o papel da administradora é de assessoria e auxílio apenas, não cabendo tomada de decisões sobre o condomínio.

Logo, o responsável pelo condomínio sempre será do síndico!

Qual o perfil de um gestor de condomínio profissional?

Não é todo mundo que nasceu para ser dono de uma empresa. Assim como não é todo morador que terá o perfil ideal de um gestor de condomínio.

É essencial que a pessoa se prepare para o cargo. Há muitos conteúdos na internet que ajudam nessa tarefa, como nosso próprio blog, por exemplo.

Também é importante contar com uma equipe para ajudar na administração, que seja incentivada a serem ativas e criativas.

Além disso, o bom gestor deve saber quando precisa de ajuda. Nesse caso, é importante ter ajuda de uma administradora, que irá auxiliar em todos os processos da gestão do condomínio.

Quando vale a pena contratar um gestor profissional para o seu condomínio?

Se regras, números e o serviço estiver em excesso, é a hora de conversar com os moradores e avaliar a contratação de profissionais especializados em gestão de condomínios para assessorar o síndico.

Se tem algo que dá dor de cabeça, é a parte jurídica de qualquer negócio. Em um condomínio não é diferente, por isso ter ajuda de um gestor profissional é essencial. 

Conclusão

Como podemos ver, a administração do condomínio é uma tarefa que exige bastante dedicação do síndico e/ou gestor.

É essencial estar bem preparado para lidar com todas questões burocráticas da administração. E reforçando: sempre conte com uma assessoria especializada para ajudar na gestão condominial.

Melhor, sempre conte com uma empresa que oferece soluções completas para o condomínio. Uma dessas soluções é a portaria virtual, que ajuda no controle e segurança de um condomínio. Conheça mais sobre esse serviço no nosso artigo.