Ata de condomínio: entenda o que é, como preparar e distribuir

ata de condomínio para assembleias

A ata de condomínio é um dispositivo legal de suma importância para assegurar que as assembleias sejam documentadas e validadas

A ata é um documento oficial que tem por objetivo registrar e documentar tudo o que acontece em uma assembleia de condomínioNo entanto, para que preserve sua viabilidade diante da justiça, a ata de assembleia é um documento que tem uma série de regras que precisam ser seguidas.

As regras para a confecção de ata de condomínio devem estar previstas no documento maior de qualquer condomínio, que é a convençãoEmbora não seja um documento previsto em lei – a ata não é mencionada pelo Código Civil -, é a forma que configurou-se como a ideal para registrar os acontecimentos relativos ao condomínio, sobretudo em sua assembleia.

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Entenda o que é a ata de condomínio

A ata de condomínio é um documento que deve refletir os acontecimentos da assembleia, mas não se resume somente a isso. Quando convocada a assembleia, é ideal que se prepare, também, o texto inicial da ata, que deve trazer também em sua integralidade a convocação.

Na convocação de assembleia é importante que sejam previstos os assuntos que serão tratados durante a reunião. É sempre importante ressaltar que a ata deve ser inteiramente fiel às discussões, votações e demais intervenções feitas durante a assembleia.

Atualmente, a fim de manter essa característica tão importante da ata, muitas assembleias são gravadas integralmente e depois transcritas.

Quem é o responsável por fazer a ata de assembleia?

A ata de reunião de condomínio deve ser elaborada pelo secretário da mesa, seja ele o advogado ou o administrador do condomínio. Essa pessoa é a responsável por registrar de forma clara e adequada todos os acontecimentos da assembleia.

Desde a convocação até o que acontece na assembleia como um todo, a responsabilidade pelo registo é do secretário da mesa, seja ele quem o condomínio determinar.

Como funciona a lei sobre ata de reunião de condomínio

A ata de condomínio é um documento que deve estar previsto na convenção condominial. Seu prazo de entrega é de oito dias corridos, conforme determinava a Lei 4591/64 e que não foi substituída em sua integralidade pelo novo Código Civil de 2002.

Conforme determina a lei, a ata é um documento público, que deve ser mantida acessível a todos aqueles que por ela venham a se interessar. Por conta desse princípio de transparência, é importante que seja assinada por todos os integrantes da mesa que coordenou os trabalhos da assembleia.

Não é prevista em qualquer dispositivo legal a necessidade de se registrar a ata em cartório. No entanto, se a convenção do seu condomínio determinar que assim seja feito, é imprescindível que se faça a lavratura no cartório também.

A respeito da manutenção do registro, a ata deve ser conservada por pelo menos cinco anos, preferencialmente no Livro de Atas do condomínio.

Como deve ser feita a ata para assembleias: passo a passo

Para construir uma boa ata de condomínio observe alguns passos que são indispensáveis para ela:

  • Descreva os assuntos que serão discutidos na assembleia e que foram colocados na ata de convocação dela;
  • Trate da abertura da assembleia em si, colocando a hora de início, o quórum, o momento que se deu a primeira e a segunda chamada;
  • Nomeie a composição da mesa da assembleia, seu presidente e o seu secretário;
  • Registre qual o quórum necessário para que seja aprovada qualquer deliberação da assembleia;
  • Descreva se o quórum foi formado já na primeira chamada ou necessitou fazer uma segunda chamada e o horário de cada uma;
  • Transcreva qual a ordem do dia da assembleia;
  • Trate quais foram as deliberações da assembleia, quais os resultados de todas as votações, se houve abstenção e o motivo dela;
  • Registre se houve qualquer discussão extraordinária;
  • Anote quais foram os condôminos que se retiraram antes do encerramento dos trabalhos, bem como o horário em que saíram;
  • Por fim, registre o encerramento da assembleia e tome as eventuais assinaturas devidas.

O que não deve ser feito com a ata de condomínio

Alguns cuidados na confecção da ata podem evitar problemas que possam surgir em decorrência de uma má lavratura.

  • Registre sempre todas as deliberações e votações que ocorreram durante a assembleia;
  • Não deixe de registrar nem mesmo as discussões paralelas que possam ter sido estabelecidas;
  • Lembre-se de registrar os horários em que os acontecimentos mais importantes se passaram;
  • Mantenha a ata sempre transparente aos acontecimentos e, para ser mais fidedigna, mantenha uma gravação deles;
  • Seja sempre transparente e mantenha a ata de condomínio acessível a todos que por ela possam se interessar;
  • Colha sempre uma lista de presença que deve ser assinada antes da assembleia e ao seu fim.

É preciso aprovação do síndico na ata de condomínio?

Embora o síndico seja o responsável por manter o arquivo de atas pelo tempo que determina a convenção, ele não é a pessoa que pode aprovar ou reprovar a ata de assembleia.

Ele é também o responsável pela publicidade das informações contidas na ata, mas não é a pessoa que pode aprovar ou reprovar os registros ali feitos. Essa responsabilidade, vale dizer, é compartilhada por toda a mesa diretiva, que assinará a ata conjuntamente.

A ata de condomínio tem validade?

Por ser um documento previsto na maior parte das convenções de condomínio, a ata tem validade legal e deve ser preservada como um documento dessa natureza. Portanto, se requer muita seriedade na hora de confeccioná-la, mantendo-a sempre o mais fiel quanto for possível aos acontecimentos que se passaram durante a assembleia.

Modelo de ata de condomínio – atualizado em 2020

Preparamos uma cópia de ata de condomínio para que você possa utilizar em suas assembleias:

NOME DO CONDOMÍNIO

Em (data), às (horário), no Condomínio (nome), situado à (endereço completo, bairro, cidade, CEP e Estado) realizou-se a assembleia geral.

Os assuntos discutidos nesta assembleia foram divulgados em ata de convocação de número (número), de forma ampla e irrestrita entre os dias (data) e (data).

Os condôminos presentes na assembleia (nome de cada um) assinam o livro de presença em suas folhas (números) e integram esta ata.

A primeira chamada se deu às (hora) e seu quórum foi de (número de pessoas), iniciando os trabalhos da assembleia OU / E, a segunda chamada se deu às (hora) e seu quórum foi de (número de pessoas).

O SÍNDICO iniciou a assembleia às (hora), solicitando aos CONDÔMINOS a escolha do PRESIDENTE da assembleia.

O escolhido foi (nome), que indicou (nome) como seu secretário.

DISCUSSÕES E ASSUNTOS EM PAUTA NA ASSEMBLEIA

O PRESIDENTE da assembleia, seguindo a ata de convocação, propôs tratativas dos seguintes temas (em ordem de apresentação).

Foram aprovadas, respectivamente, as seguintes soluções (dados da solução e número de votos a favor, contra, abstenções e seus motivos).

ASSUNTOS GERAIS DISCUTIDOS EM ASSEMBLEIA

Ao fim da ordem do dia determinada pela ata de convocação de número (número), discutiram-se também assuntos de interesse geral e que foram previamente propostos pelos condôminos.

As discussões foram (relatar quais foram as discussões).

Por fim, abriu-se a palavra para assuntos relacionados ao condomínio (relatar se houve qualquer discussão e seus resultados).

Por fim, o PRESIDENTE encerrou a assembleia geral, lavrada nesta presente ata.

Cidade, data.

Assinatura e nome do presidente

Assinatura e nome do secretário

Assinatura e nome de todos os presentes

Tire suas dúvidas sobre como funciona uma Assembléia de Condomínios e as principais funções que o síndico deve ter

Conclusão

Conforme vimos, a ata de condomínio é um instrumento legal, previsto na maior parte das convenções condominiais. Sua intenção é a de registrar de forma fidedigna todos os acontecimentos de uma assembleia, suas deliberações, votações, aprovações e demais atos que possam impactar de qualquer forma a vida dos condôminos.

A ata é um documento que deve ser mantido de forma pública e sempre acessível a todos que por ela se interessem, bem como assinada por todos os participantes da mesa dirigente da assembleia.